こんな会社は記帳代行を使うべき！導入が効果的な企業の特徴とは

「記帳代行って、うちみたいな小規模な会社が使う必要があるのだろうか？」
これは、記帳代行サービスを一度でも検討したことのある中小企業の経営者や経理担当者から、よく聞く言葉です。

確かに、数年前までは、記帳代行といえば「業務が煩雑になってきた企業」「成長フェーズにあるベンチャー」「経理部門の人件費を削減したい大企業」などが導入する、いわば“特別な会社”のための外注サービスという印象が強かったかもしれません。

しかし、時代は変わりました。

今、記帳代行を導入している企業の多くは、従業員数が10名以下の小規模法人や、専任の経理担当者を持たない個人事業主、中堅の家族経営企業などです。
むしろ、「人手が足りない」「経理の知識がない」「毎月の記帳が面倒」「社長が全部やっている」といった、“課題が多い”会社ほど、記帳代行を導入すべきタイミングにあります。

この背景には、以下のような社会的変化があります：

経理人材の確保が年々難しくなっている
働き方改革により、長時間残業が認められなくなった
クラウド会計の普及で、外部とのデータ共有が容易になった
経営スピードが求められ、「リアルタイム会計」が重要になった

一方で、記帳代行を検討したものの、結局「うちには必要ない」と結論づけてしまう会社も少なくありません。理由としては、「外注するのはもったいない」「税理士がいるから大丈夫」「経理は社内で完結したい」といった“思い込み”が根強くあるからです。

本記事では、こうした思い込みを一度ゼロベースで見直していただくために、「記帳代行が効果を発揮する企業の特徴」を具体的に整理し、読者が自社の経理体制を自己診断できる構成にしています。

また、導入すべき会社の特徴だけでなく、「記帳代行が向かない会社」についても率直に記載することで、無理な導入ではなく“納得のいく判断”ができるようにお手伝いしたいと考えています。

経理体制に少しでもモヤモヤを感じている方、自分が経理にかかりきりになっている経営者、ITに疎くてクラウド会計を活用しきれていない方。
本記事が、皆さまの業務改善のヒントになれば幸いです。

経理担当者がいない・業務が属人化している企業

中小企業における経理の多くは、「一人で全てこなす」か、「社長が兼任している」か、「長年勤めているパートスタッフがなんとなくやっている」というケースが大半です。

このように経理業務が属人化している企業は、記帳代行を導入することで業務の安定性と継続性を飛躍的に高めることが可能になります。
なぜなら、経理は会社の血流であり、その機能が止まることは、経営の機能が麻痺することを意味するからです。

担当者が突然辞めたとき、業務が完全にストップする危険性がある

ある小売業の経営者から聞いた話です。
長年経理を一任していた社員が、家庭の事情で急に退職することになったそうです。本人にしか会計ソフトの使い方や仕訳入力のルールがわからない状態で、残されたのは未整理の資料の山。新しい担当者に引き継ぐこともできず、1ヶ月以上も支払い業務と請求業務がストップしてしまいました。

このような事態は、決して珍しい話ではありません。

経理という仕事は、社外からは目立ちにくいものの、請求・支払・財務・税務など、会社を継続していくための業務の根幹を担っています。その中心人物が突然いなくなったとき、業務が止まり、資金繰り判断が遅れて、最悪の場合は資金ショートすら起こり得るのです。

記帳代行を導入することで、業務の一部を外部パートナーと共有することができ、「この業務は社内の誰かがいなくても回る」という体制が構築できます。特にクラウド会計と連携した記帳代行は、データの共有がスムーズで、万が一のリスクに強い経理環境を作ることができます。

業務フローが「専任担当者の頭の中」にしか存在しない状態は極めて危険

属人化とは、業務フローや判断基準がマニュアル化されておらず、「あの人しかわからない」状態を指します。経理担当者がルールを自分流に解釈し、何年も同じやり方を続けていることも少なくありません。

その結果、

「この仕訳はなぜこうなっているのかわからない」
「帳簿作成がどこまで処理済みなのかが不明」
「集計していたExcelファイルの見方がわからない」

といった、業務のブラックボックス化が発生します。

記帳代行を依頼すると、初期の段階でヒアリングと業務フローの整理が行われます。プロの視点でルールを標準化し、文書化された仕組みに落とし込むことで、誰が見てもわかる状態になります。これは企業の資産としても非常に価値が高いものです。

少人数で全業務を回している企業こそ「業務分散」と「仕組み化」が必要

「うちは少人数だから、何でも一人でやっているのが当たり前」
そう考えている経営者は多いですが、その体制こそが企業のボトルネックになっている可能性があります。

特にバックオフィス部門では、記帳、請求、支払、給与計算、年末調整事務、備品管理と、多種多様なタスクを同じ人が抱えていることが多く、過重労働になりがちです。

ある製造業では、総務兼経理の社員がすべての記帳を手入力していましたが、記帳代行を導入してからは、請求業務と入出金チェックに集中できるようになりました。その結果、売上の請求漏れ等が激減し、財務面でも安定して会社を経営することができるようになりました。

記帳代行は、単なる外注ではなく、「社内人材の能力を最大限に引き出す手段」として活用できます。誰かがいなくても業務が回る。誰がやっても同じ品質が保てる。そんな状態を作るための第一歩として、記帳代行の導入は非常に有効です。

経理が経営者の負担になっている企業

中小企業の現場では、経理を「社長や役員が自らやっている」というケースが非常に多く見られます。
特に創業初期や社員数が少ない企業では、経理担当者を雇う余裕がなく、代表者自身が請求書を作成し、通帳をチェックし、会計ソフトに入力しているという状況は珍しくありません。

しかし、経営者がこうした“作業”に追われている状態は、企業にとって大きな損失を招く可能性があります。
本章では、「なぜ経理を社長が担うべきではないのか」、その理由と背景、そして記帳代行を導入することで得られる経営的メリットについて解説します。

経営者が経理作業に追われていると、本業に集中できない

経営者が経理作業を行う場合、時間的な負担が最も大きな問題です。請求書の発行、領収書の仕分け、会計ソフトへの入力作業、銀行口座の確認など、細かな業務が多く、膨大な工数がかかります。さらに、月末や決算期には集中して対応する必要があり、他の業務を犠牲にすることになります。

たとえば、あるITベンチャーの社長は、毎月末になると1日かけて会計ソフトに仕訳を入力していました。そのため、クライアントとの打ち合わせや営業活動を後回しにせざるを得ず、結果的に商談の取りこぼしが増加。せっかくの売上チャンスを逃してしまっていたのです。

経営者の時間は、仕訳入力やレシートの整理ではなく、「事業の成長」にこそ使うべきです。新しいサービスの開発、採用活動、マーケティング戦略の立案、資金調達の手配——こうした未来を創る仕事に集中するためには、記帳業務を外部に委ねるという選択が極めて合理的です。

「社長がやった方が早い」は経営の限界を招く思考

「人に任せるより自分でやった方が早い」
この言葉は、創業者の多くが経験する“経営初期あるある”ですが、これを続けている限り、企業の成長には限界があります。

確かに、会社の取引の流れを一通り把握している社長であれば、処理スピードも早く、正確に対応できるかもしれません。しかし、それは「社長がすべてを把握しないと会社が回らない」という、極めてリスクの高い状態を意味します。

経理に限らず、事業が成長していく過程で求められるのは、「業務の分散」と「権限の委譲」です。社長が現場の細部にまで関わり続けると、社員が育たず、経営判断が常に後手に回るようになります。

特に記帳業務自体は、判断が必要な戦略業務ではなく、ルールに基づいた“再現性のある作業”です。こうした業務こそ、外部の専門家に任せることで、社長自身のリソースをもっと創造的な活動に向けられるようになります。

記帳代行は、まさにそうした「時間の投資対象を変えるための手段」なのです。

経営者の時間価値は、記帳業務には見合わない

経営者の1時間には、計り知れない価値があります。1つの判断で数百万〜数千万円の売上に影響を与える可能性もある一方で、記帳業務は1時間数千円で外注できる業務です。

この「時間単価の非対称性」を放置している企業は、非常に多いのが現実です。
特に、月末や決算期に夜遅くまで社長が仕訳入力作業や会計事務所との資料のやりとりをしている会社では、社長の時間が“時給ベースの作業”に消費されてしまい、本来すべき経営判断や戦略構築に手が回らなくなっています。

ある建設会社では、社長が日中は現場に出て、夜にオフィスに戻ってから請求書の作成や通帳の入力をしていました。家族との時間も失い、精神的な疲労が溜まり、結果的に体調を崩して長期休養へ。その後、記帳代行の導入により業務を外部化し、復帰後は経営戦略と人材育成に集中できるようになり、業績も回復しました。

経営者がやるべき仕事とは、数字を「入力すること」ではなく、数字を「読み解き、判断すること」です。その判断の前提となる記帳業務は、プロに任せて「使える数字」を整えてもらうのが合理的な選択ではないでしょうか。

経理業務を仕組み化すれば、社長が不在でも会社が回る

中小企業の多くでは、経理体制が属人的かつ手作業ベースであるため、社長がいなければ会社の数字が動かないという状況に陥りがちです。
しかし、記帳代行を含むバックオフィスの外部化を進めることで、こうした依存体質から脱却し、経営の持続可能性を高めることができます。

特に、クラウド会計ソフトを活用した記帳代行サービスであれば、リアルタイムに数値を確認することができ、帳簿の遅延や記帳漏れも激減します。これにより、社長が外出していても、どこからでも資金繰りの確認や利益の状況を把握することが可能になります。

「経理体制が整っている会社は、社長がいなくても数字が正しく動く」
これは、持続可能な会社づくりにおいて、極めて重要な観点です。

ITやクラウドに対応できず業務品質が不安定な企業

近年、会計・経理業務の世界では、クラウド化・自動化の波が急速に広がっています。クラウド会計ソフトの登場により、これまでのようなローカルPCでの記帳や、紙の請求書によるやり取りは急速に過去のものになりつつあります。

しかし、ITリテラシーが高くない企業や、変化への対応が後手に回っている企業では、依然として「紙・手作業・Excel」が主流であり、結果的に業務品質が不安定な状態に陥っています。

本章では、「IT化が遅れている企業ほど、記帳代行を活用すべき理由」を解説し、記帳代行がもたらす業務品質の向上と、経理改革の第一歩としての価値についてご紹介します。

クラウド会計ソフトの導入が進まない企業は、情報の正確性とスピードを失っている

中小企業の中には、いまだに市販のインストール型会計ソフトを使っており、データのやり取りはUSBメモリやメール添付が中心というケースが少なくありません。
このような運用では、データのバージョン管理が難しく、更新タイミングを逃せば「どれが最新の帳簿なのか分からない」といった混乱も起こりやすくなります。

また、会計ソフト自体の設定や操作方法が分からず、初期設定が間違っていたり、摘要や補助科目の使い方がバラバラだったりと、帳簿全体の品質が低下してしまうケースも見られます。

記帳代行を利用すれば、クラウド会計ソフトの導入・初期設定・運用までをサポートしてもらえる場合が多く、導入後も正しい運用が継続される仕組みを整えることができます。特に、freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトは連携サービスが充実しており、銀行口座やクレジットカードとの自動連携機能を活用すれば、人間の入力工数を大幅に削減することも可能です。

紙・Excelでの業務が中心の企業は、経理ミスと非効率の温床になっている

紙の領収書、手書きの請求書、Excelで作られた個別的なフォーマット……
こうしたアナログな業務スタイルは、属人性と手作業によるミスを引き起こす大きな要因となります。

たとえば、ある老舗の卸売業では、毎月の請求書をExcelで作成し、印刷・押印・郵送という工程を毎月50件以上繰り返していました。担当者は残業が常態化し、請求漏れや金額の記入ミスも頻発。顧客との信頼関係にも悪影響を及ぼしていました。

記帳代行を導入し、クラウド請求書発行システムと連携することで、月末の請求作業は1時間以内に完了するようになり、請求内容の精度も飛躍的に向上しました。さらに、請求データがそのまま会計ソフトに連携されることで、二重入力がなくなり、記帳ミスもほぼゼロになりました。

紙とExcelを中心とした業務スタイルは、コスト面でも大きな負担です。印刷代・郵送費・人件費のいずれもが累積的に効いてきます。ITを活用した記帳代行の導入は、こうした隠れコストを削減するうえでも非常に効果的です。

ITツールを導入しても、社内に運用ノウハウがない企業が多い

「freeeを契約したけど、使いこなせていない」
「マネーフォワードを導入したものの、設定が分からなくて結局Excelで管理している」
このように、ITツールを契約しただけで満足してしまい、実運用にまで落とし込めていない企業も多く存在します。

クラウド会計ツールは非常に便利ですが、使いこなすにはある程度の会計知識とITリテラシーが必要です。また、社内にその知識を持つ人材がいなければ、せっかくのツールも宝の持ち腐れになってしまいます。

記帳代行サービスの中には、こうしたクラウドツールの導入支援から運用設計までを含めて支援してくれる会社があります。初期設定の最適化、仕訳ルールの設定、従業員向けのレクチャーなど、ツールを「使える状態」にしてくれるのです。

たとえば、建設業のある企業では、もともとfreeeは契約していたものの、伝票処理がバラバラで、月次試算表が適切な時期までに正しく作成できていませんでした。記帳代行業者の導入によって、すべての取引先と支払ルールを整理し、仕訳のルールを明文化し、結果としてクラウド上でリアルタイムに経営数値を確認できる体制が整い、金融機関との面談でも自信を持って資料を提出できるようになったのです。

ITやクラウドサービスの導入は、「業務品質の安定」と「経営判断の迅速化」に直結する

ITツールを活用した記帳代行は、単なる作業効率の向上だけでなく、企業全体の「意思決定スピード」を高めるための基盤にもなります。

たとえば、月末に数字が締まり、翌月15日までに試算表が出てくる。このスピード感を持つだけで、経営者は早期に問題を発見し、手を打つことが可能になります。反対に、記帳が2〜3か月遅れているようでは、既に起きた損失を“後追い”で把握することしかできません。

記帳代行サービスの中には、仕訳の精度を高めるだけでなく、科目ごとの傾向分析や資金繰りレポートを提供してくれるところもあります。経理の「入力業務」を任せるだけでなく、「経営の意思決定を支える土台」として記帳代行を位置づけることで、会社経営における意思決定のPDCAサイクルが加速します。

記帳代行は“全ての企業に必要”ではない。だからこそ、導入判断には納得感が必要

ここまでの記事では、記帳代行を導入することで大きな効果が得られる企業の特徴を具体的に紹介してきました。
あらためて振り返ると、以下のような企業は、記帳代行との相性が非常に良く、導入により業務効率・経営品質の向上が期待できます。

経理担当者がいない、または辞めたことで記帳業務が止まっている企業
社長が経理業務を兼任しており、本業に支障をきたしている企業
記帳ミスや遅延が多く、月次の試算表がまともに出ていない企業
クラウド会計を導入したいが、運用方法が分からず手が止まっている企業
紙やExcel中心の非効率な経理体制を改善したい企業

こうした課題を抱えている場合、記帳代行の導入は単なる業務委託ではなく、「企業を一段階成長させるための戦略的施策」と位置づけることができます。

一方で、すべての会社にとって記帳代行が必要かといえば、必ずしもそうではありません。ここからはあえて、「記帳代行を導入しない方がよい、または現時点では必要がない企業」の特徴についても正直に解説します。

自社内に安定した経理体制があり、業務が標準化されている場合

すでに社内に経理の専門部署があり、業務がマニュアル化・標準化されている企業であれば、必ずしも記帳代行を導入する必要はありません。特に、複数名在籍しているバックオフィス体制があり、引き継ぎや二重チェックの仕組みが整っている場合は、外注せずとも業務の品質を担保できます。

このような会社では、内部での教育・改善サイクルによって経理業務を内製化し、経営のスピードと一体化した運用ができることも多いでしょう。

ただし、将来的に人員の退職や事業拡大が見込まれる場合には、記帳代行を一部導入する「ハイブリッド型」への移行も選択肢として考えておくと、体制変化にも柔軟に対応できます。

日々の業務が非常に特殊で、一般的な記帳ルールが適用できない業種

業種や事業モデルによっては、記帳代行に向かないケースもあります。
たとえば、日々の取引内容が非常に複雑で、都度の判断が求められるような業種——例として、個別原価管理を必要とする建設業、細かい部品ごとの製造原価管理が必要な精密加工業、継続的な契約内容の変更が頻繁に発生するSaaS型のIT企業などです。

こうしたケースでは、単なる仕訳作業ではなく、「その企業の業務内容と深く関わる会計的判断」が必要になります。この場合、外部に業務を丸ごと任せるよりも、社内にしっかりと業務を理解した担当者を置く方が正確性・スピードの両面で適している可能性があります。

もっとも、これらの企業でも「月次の基本的な記帳業務」だけを切り出して外注することで、効率化を図れる余地は大いにあります。